Định biên nhân sự là một khái niệm khá quen thuộc trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Tuy nhiên, hoạt động này không chỉ liên quan tới nhân sự mà còn có thể ảnh hưởng tới vận hành doanh nghiệp hay thậm chí là kế hoạch, định hướng phát triển toàn tổ chức. Bạn hãy cùng Hiểu đúng làm đúng tìm hiểu định biên nhân sự là gì qua bài viết sau.
Khái niệm về định biên nhân sự
Định biên nhân sự (strategic staffing) là quá trình xác định cần có bao nhiêu nhân sự và điều chỉnh để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc của một vị trí công việc hay một phòng ban cụ thể. Từ kết quả định biên nhân sự, tổ chức của bạn sẽ trả lời được các câu hỏi như:
- Nhân sự ở từng phòng ban đang thừa hay thiếu?
- Cần tuyển dụng mới hay thực hiện thuyên chuyển, sa thải nhân sự?
- Số lượng nhân sự hiện tại đã giúp tối ưu hóa về mặt chi phí hay chưa?
Như vậy, cốt lõi của định biên nhân sự chính là xác định và điều chỉnh số lượng nhân sự để đáp ứng công việc và tối ưu về chi phí.
Khi bạn tuyển thừa nhân sự thì quỹ lương công ty sẽ ngày càng phình to ra và hiệu suất tổng thể suy giảm. Do, hiệu suất chính bằng kết quả / chi phí. Với một kết quả tương đương mà chi phí sử dụng nhiều hơn thì hiệu suất sẽ khó tránh khỏi việc suy giảm.
Ngược lại, nếu bạn tuyển dụng thiếu nhân sự thì chi phí công ty bạn phải bỏ ra sẽ được cắt giảm nhưng nó cũng có thể gây ra tình trạng quá tải công việc, tình trạng phải kiêm nhiệm không đúng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên. Từ những quá tải, căng thẳng này mà nhân viên của bạn sẽ suy giảm động lực làm việc và dẫn đến kết quả công việc suy giảm. Hiệu suất tổng thể trong trường hợp này cũng suy giảm khi kết quả công việc của từng cá nhân, phòng ban suy giảm.
Định biên nhân sự trong tương quan đó chính là giải pháp giúp tổ chức xác định và điều chỉnh số lượng nhân sự cần có cho từng vị trí công việc hay phòng ban nghiệp vụ. Không thừa nhân sự nhưng cũng không thiếu nhân sự là một trong những tiền đề giúp tổ chức của bạn vừa tối ưu hóa chi phí lương thưởng nhưng cũng đảm bảo nguồn lực cho sự phát triển lâu dài. Ví dụ như:
- Vị trí Lễ tân có thể chỉ cần 1 nhân sự có thể đáp ứng công việc
- Tuy nhiên, với vị trí Chuyên viên Phân tích nghiệp vụ (Business Analyst – BA), công ty của bạn có thể cần đến ít nhất 5 nhân viên vì số lượng khách hàng triển khai dự án đông, nếu chỉ có 4 nhân viên sẽ khó đáp ứng.
Định biên nhân sự ở một vị trí, phòng ban cũng có sự biến động, tùy chỉnh theo thời điểm, nhu cầu chứ không phải luôn ổn định. Ví dụ như:
- Vị trí BA thông thường sẽ cần 5 nhân viên đảm nhận thực hiện
- Tuy nhiên, vào thời điểm quý IV hàng năm, các khách hàng có xu hướng triển khai dự án phần mềm để sẵn sàng phục vụ cho năm tiếp theo nên lượng khách hàng thường tăng hơn 150% so với các quý khác. Do đó, bạn có thể xem xét định biên nhân sự, tuyển bổ sung thêm 1 – 2 Fresher BA để sẵn sàng nguồn lực thực hiện dự án.
Tầm quan trọng và ý nghĩa của định biên nhân sự
Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp lớn thì nhu cầu, việc thực hiện định biên nhân sự hàng năm, thậm chí hàng quý là cần thiết. Nhưng, với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, định biên nhân sự có cần thiết hay không?
Thực tế, định biên nhân sự cần thiết với mọi doanh nghiệp, tổ chức vì hoạt động này có tầm quan trọng, ý nghĩa ở nhiều khía cạnh như giúp: tối ưu hóa sử dụng nguồn lực; tối ưu hóa về chi phí; giúp hoạch định phát triển nhân tài hay dùng làm căn cứ để lên kế hoạch phát triển tổ chức.
Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực
Định biên nhân sự là quá trình xác định cần có bao nhiêu nhân sự và điều chỉnh để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc của một vị trí công việc hay một phòng ban cụ thể. Khi bạn thực hiện định biên nhân sự hiệu quả, bạn sẽ đảm bảo tổ chức của bạn:
- Đủ nhân sự để làm việc
- Đủ việc để phân bổ với nhân sự hiện tại
Từ đó, nguồn nhân lực luôn được đảm bảo sử dụng tối ưu, đạt hiệu suất công việc cần có. Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực là điều không chỉ tốt cho doanh nghiệp mà còn tốt cho cả đội ngũ nhân viên.
Nhân viên về cơ bản là tốt và họ mong muốn được làm việc, được phát triển trong công việc của mình. Nếu bạn tuyển dụng họ nhưng phân bổ khối lượng công việc quá thấp hoặc quá cao đều sẽ dẫn đến trạng thái chán nản hoặc căng thẳng không cần có cho nhân viên. Định biên nhân sự sẽ giúp bạn tìm được trạng thái cân bằng giữa yêu cầu công việc và lượng nhân sự hiện tại.
Tối ưu hóa về chi phí
Tuyển dụng ồ ạt nhưng không tận dụng được nguồn nhân sự hiện có và tuyển mới là lãng phí. Điều này còn tạo thêm áp lực lên quỹ lương công ty bạn. Ngược lại, nguồn nhân sự không đảm bảo, thiếu, yếu sẽ ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà bạn cung cấp cho khách hàng. Từ đó, hình ảnh thương hiệu, cơ hội phát triển kinh doanh của công ty đều sẽ bị ảnh hưởng.
Thiếu người sẽ ảnh hưởng công việc nhưng thừa người sẽ ảnh hưởng quỹ lương. Do đó, bạn cần thiết phải thực hiện định biên nhân sự để đảm bảo đủ lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu công việc và giúp tổ chức tối ưu hóa về chi phí lương thưởng, phúc lợi, bảo hiểm…
Hoạch định phát triển nhân tài
Mọi kế hoạch phát triển đội ngũ, phát triển nhân tài đều là những bản vẽ trên giấy, không gắn với thực tế nếu không có định biên nhân sự. Bạn không thể nói chung chung là cần đẩy mạnh phát triển; nâng cao chất và lượng của nhân sự… Mọi kế hoạch phát triển nhân tài đều cần được lượng hóa thành những con số cụ thể.
Chẳng hạn như:
- Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí công việc phòng ban là bao nhiêu? (định biên nhân sự)
- Thời điểm nào cần tăng nhân sự hay giảm nhân sự và tăng giảm bao nhiêu %?
Từ nguồn nhân lực và nhu cầu công việc hiện tại, bạn mới có thể hoạch định kế hoạch với những chỉ số cụ thể như:
- Kỹ năng, kiến thức nào là chuẩn hóa, bắt buộc vị trí nhân viên tương ứng cần có
- KPI về số giờ đào tạo hay được đào tạo của nhân viên
- Lộ trình các mốc đào tạo, phát triển, thăng tiến cho nhân sự phù hợp với định biên nhân sự công ty đặt ra
Một ví dụ trong thực tế doanh nghiệp là bạn không thể định hướng phát triển một trưởng phòng nghiệp vụ lên vị trí phó tổng giám đốc nếu định biên nhân sự không có vị trí này cần bổ sung hay thay thế.
Căn cứ để hoạch định kế hoạch phát triển
Nguồn nhân lực chính là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Nhân lực của một doanh nghiệp cũng giống như một đội bóng. Chiều sâu đội hình, chất lượng chuyên môn của đội tốt thì đội có thể lên kế hoạch hướng tới cạnh tranh chức vô địch. Còn trong trường hợp đội không đảm bảo về nguồn lực, một kế hoạch trụ hạng sẽ phù hợp hơn.
Tương ứng như vậy, một doanh nghiệp cũng cần tiến hành định biên nhân sự để xác định nguồn nhân lực của mình hiện đang như thế nào, cần điều chỉnh như thế nào để làm căn cứ hoạch định kế hoạch phát triển trong ngắn, trung, dài hạn.
- Với nguồn nhân lực đảm bảo vượt trội cả về lượng và chất, doanh nghiệp có thể hoạch định kế hoạch phát triển đầy tham vọng
- Nguồn nhân lực đáp ứng được về lượng và chất nhưng không có nhiều khác biệt so với thị trường, doanh nghiệp có thể hoạch định kế hoạch phát triển ổn định, duy trì để chờ cơ hội cải thiện dần
- Nguồn nhân lực thiếu về lượng và kém về chất, doanh nghiệp nên tiến hành định biên nhân sự, sàng lọc, tuyển dụng mới thay thế để nâng cao chất lượng nhân sự trước khi tính đến một kế hoạch phát triển dài hơi hơn.
Cơ sở để tổ chức đạt được mục tiêu tăng trưởng, tài chính
Định biên nhân sự chuẩn xác, phù hợp giúp tổ chức có thêm cơ sở để đạt được mục tiêu tăng trưởng, tài chính đề ra. Chẳng hạn như:
- Mục tiêu tăng trưởng, phát triển nhanh chóng nhằm chiếm lĩnh thị trường: Định biên nhân sự tương ứng sẽ cần xác định tuyển mới, bổ sung nguồn lực đáp ứng cho các vị trí công việc, cho các phòng ban. Với mục tiêu tăng trưởng mạnh mẽ, nhanh chóng, tổ chức của bạn có thể đề ra định biên nhân sự x2, thậm chí x3 nhân sự so với cùng kỳ năm trước. Điều quan trọng là nguồn nhân lực bổ sung có được sử dụng hiệu quả để tổ chức đạt được mục tiêu tăng trưởng, phát triển hay không. Tuyển dụng bao nhiêu người không phải vấn đề mà vấn đề là sử dụng nhân sự được tuyển đã tối ưu hay chưa.
- Mục tiêu tăng trưởng, phát triển ổn định: Định biên nhân sự tương ứng sẽ cần đảm bảo tính ổn định, giảm biến động nhân sự. Bạn có thể gặp những công ty phát triển 5 – 10 năm, thậm chí nhiều hơn nhưng nhân sự không biến động quá nhiều. Họ ổn định ở mức từ 50 – 100 nhân sự qua nhiều năm. Mục tiêu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ này là hướng tới sự tăng trưởng, phát triển ổn định và tương ứng với đó, định biên nhân sự của họ cũng khá ổn định qua các năm.
- Mục tiêu tối ưu hóa chi phí, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn tài chính: Định biên nhân sự tương ứng sẽ cần thực hiện chính sách thắt chặt, thậm chí cắt giảm, thuyên chuyển, sa thải nhân sự hiện có. Khi thực hiện các chính sách thắt chặt mang tính “thời chiến” này thường là lúc doanh nghiệp đang phải đối mặt với những khó khăn nghiêm trọng và mục tiêu quan trọng nhất là tồn tại. Họ cần đảm bảo cân đối được quỹ lương có thể chi trả, vượt qua được khó khăn tài chính, bế tắc của dòng tiền. Một định biên nhân sự tối giản sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối ưu hóa chi phí và vượt qua giai đoạn khó khăn.
Điều kiện để định biên nhân sự
Định biên nhân sự không phải một nỗ lực mang tính thời điểm mà là hoạt động cần thực hiện theo cả quá trình. Chính vì là quá trình nên định biên nhân sự cần có sự chuẩn bị, điều kiện trước, trong và sau khi tiến hành.
Điều kiện trước khi tiến hành định biên nhân sự
- Doanh nghiệp phải có định hướng chiến lược, mục tiêu rõ ràng. Bạn sẽ không thể xây dựng định biên nhân sự nếu không rõ chiến lược, mục tiêu phát triển tiếp theo của công ty như thế nào.
- Cần có kế hoạch kinh doanh để xác định nhu cầu tuyển dụng mới, giữ ổn định hay cần thắt chặt về nhân sự
- Từng phòng ban cũng cần đưa ra kế hoạch, mục tiêu phát triển của mình để định biên nhân sự phù hợp. Ví dụ phòng sản phẩm có kế hoạch ra mắt sản phẩm mới vào quý IV. Như vậy, có thể định biên nhân sự sẽ cần lưu ý tuyển dụng mới nhân sự cho phòng sản phẩm từ quý II.
Điều kiện trong khi tiến hành định biên nhân sự
- Lãnh đạo, các trưởng phòng ban, bộ phận, phòng nhân sự, phòng kế toán cần có buổi họp bàn để chốt về định biên nhân sự
- Mỗi con số nhân sự đưa cần có căn cứ thuyết phục rõ ràng. Tại sao cần tăng, cần giữ ổn định hay cần giảm đều cần có lý rõ cụ thể.
Điều kiện sau khi tiến hành định biên nhân sự
- Kế hoạch phát triển, định biên nhân sự và thực tế vận hành nên có sự ăn khớp với nhau, trừ trường hợp có biến động bất ngờ
- Bạn không nên hoạch định kế hoạch là A nhưng thực tế vận hành lại chuyển hướng sang B mà không có một lý do nào
- Ngoài ra, sau khi tiến hành định biên nhân sự, bạn còn cần thực hiện đánh giá để kịp thời điều chỉnh những sai sót, tối ưu hóa hoạt động của mình
Các bước để xây dựng định biên nhân sự
Định biên nhân sự cần thực hiện theo từng bước, có sự kết nối để đạt được kết quả chính xác nhất. Để thực hiện xây dựng định biên nhân sự, bạn có thể tiến hành theo các bước như sau:
Xác định nhu cầu nhân lực
Định biên nhân sự trước hết cần xuất phát từ nhu cầu nhân lực của tổ chức là gì. Định biên nhân sự đúng, khớp với nhu cầu là cơ sở để bạn tiến hành hoạt động này chuẩn xác. Để xác định nhu cầu nhân lực, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:
- Nhu cầu nhân lực cần gắn với mục tiêu, kế hoạch phát triển
- Thời điểm nào cần tăng, giữ ổn định hay thắt chặt tuyển dụng
- Các vị trí công việc, phòng ban cần số lượng nhân sự ở mức như thế nào để đáp ứng công việc
- Các yêu cầu đặc thù của từng vị trí công việc nếu có, ví dụ như cần tuyển nhân sự cấp độ senior hay chỉ cần junior, fresher…
Phân tích thực trạng nhân lực
Để định biên nhân sự chính xác, hiệu quả, bạn cần phân tích thực trạng nhân lực với sự trung thực, chính diện, định lượng. Những phân tích thực trạng nhân lực theo dạng cảm tính như khá tốt; khá nhiệt huyết… là điều nên tránh. Những đánh giá cảm tính như vậy không giúp bạn có thể xác định được chính xác thực trạng nhân lực hiện nay của tổ chức đang như thế nào.
Tiến hành phân tích thực trạng nhân lực, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:
- Số lượng nhân sự từng phòng ban hiện có
- Trình độ học vấn
- Số năm làm việc
- Ưu điểm
- Nhược điểm
- Đánh giá từ phía khách hàng, đối tác…
Thông qua phân tích thực trạng nhân lực bạn sẽ hiểu rõ tổ chức của mình đang có chất lượng, số lượng nhân sự như thế nào. Từ đó, so sánh với nhu cầu nhân lực đã đề ra, bạn sẽ có căn cứ để đưa ra quyết định quản trị đúng, kịp thời.
Đưa ra quyết định
Thực tế doanh nghiệp, quyết định nhân sự thường được đưa ra sau mỗi kỳ họp quý giữa ban lãnh đạo với đội ngũ quản lý cấp trung. Các quyết định nhân sự phổ biến thường thấy như:
- Tăng nhân sự
- Giữ ổn định nhân sự
- Thực hiện thuyên chuyển, sáp nhập, giải tán phòng ban
- Giảm nhân sự
Quyết định nhân sự cũng giống như một màng lọc cần thiết giúp đội ngũ của bạn tinh lọc, sắp xếp được nhân sự đúng vị trí cần thiết. Tinh thần chung để đưa ra quyết định nhân sự là:
- Việc cần giao đúng người
- Người cần làm đúng việc
- Sắp xếp nhân sự hướng tới hiệu quả công việc
- Kết quả công việc thực tế là thước đo trực quan về tính hiệu quả của quyết định nhân sự
Những quyết định nhân sự rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới việc doanh nghiệp của bạn sử dụng nguồn nhân lực như thế nào. Quyết định đúng, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực và ngược lại.
Lên kế hoạch thực hiện
Kế hoạch thực hiện chính là sự cụ thể hóa của quyết định nhân sự. Quyết định nhân sự như thế nào thì bạn sẽ cần đưa ra kế hoạch thực hiện phù hợp tương ứng. Bạn có thể tham khảo bảng kế hoạch thực hiện dưới đây:
| TT | Quyết định nhân sự | Kế hoạch thực hiện |
| 1 | Tăng nhân sự |
|
| 2 | Giữ ổn định nhân sự |
|
| 3 | Thực hiện thuyên chuyển, sáp nhập, giải tán phòng ban |
|
| 4 | Giảm nhân sự |
|
Đánh giá
Sau khi đã thực hiện qua 4 bước: xác định nhu cầu nhân lực; phân tích thực trạng nhân lực; đưa ra quyết định; lên kế hoạch thực hiện thì quá trình thực hiện định biên nhân sự của bạn vẫn sẽ không trọn vẹn nếu thiếu đi bước đánh giá.
Bạn cần thực hiện đánh giá lại toàn bộ việc định biên nhân sự của mình để:
- Phát hiện kịp thời những thiếu sót phát sinh
- Tìm ra nguyên nhân dẫn đến những điểm lệch giữa định biên nhân sự và thực tế vận hành của doanh nghiệp
- Dùng làm căn cứ để tối ưu hóa hoạt động định biên nhân sự trong các chu kỳ thực hiện tiếp theo
Áp dụng OKR để định biên nhân sự chính xác
Một trong những điểm cốt lõi giúp bạn tiến hành định biên nhân sự chính xác là doanh nghiệp phải có định hướng chiến lược, mục tiêu rõ ràng. Bạn sẽ không thể xây dựng định biên nhân sự nếu không rõ chiến lược, mục tiêu phát triển tiếp theo của công ty như thế nào.
OKR – phương pháp quản trị bằng mục tiêu hoàn toàn có thể giúp bạn xây dựng căn cứ về mục tiêu công ty một cách cụ thể để định biên nhân sự chính xác hơn.
OKR là viết tắt của Objective and Key Results hay mục tiêu và các kết quả chính. Đây là phương pháp quản trị mục tiêu đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel, Google, Amazon, Oracle, Linkedin…
Về mặt cấu trúc, thông thường một OKR sẽ bao gồm từ 3 – 5 kết quả chính. Mỗi kết quả chính cũng giống như một bậc thang giúp bạn tiến gần hơn đến với mục tiêu đã đề ra. Liên tưởng hình ảnh thì mục tiêu trong OKR giúp bạn hiểu rõ mình cần đi về đâu còn các kết quả chính giúp bạn hiểu rõ mình cần trải qua chặng đường như thế nào để cán đích.
OKR hỗ trợ định biên nhân sự ở các khía cạnh như:
- Cụ thể hóa mục tiêu của tổ chức với thường từ 3 đến tối đa 5 mục tiêu cần đạt được trong chu kỳ thực hiện OKR
- Tập trung nguồn lực của tổ chức hướng tới mục tiêu chung vì OKR có tính liên kết, tất cả mục tiêu các phòng ban, bộ phận và cho đến từng cá nhân đều hướng tới mục tiêu chung toàn công ty
- Cụ thể hóa các mốc thời gian, nguồn lực cần sử dụng với các các kết quả then chốt luôn gắn với yếu tố thời gian
- Giúp kiểm chứng sự phù hợp của định biên nhân sự nhờ quá trình thực hiện OKR luôn gắn với hoạt động theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện cuối mỗi chu kỳ.
Xem thêm: Lợi ích của OKR
Định biên nhân sự nhìn từ góc độ quản trị doanh nghiệp chính là một khuôn khổ, hạn định cần thiết về lượng nhân viên cần thiết để thực hiện một công việc, mục tiêu cụ thể. Định biên nhân sự thiếu thì doanh nghiệp khó đạt được mục tiêu như kỳ vọng. Ngược lại, định biên nhân sự thừa sẽ khiến doanh nghiệp chịu nhiều áp lực về quỹ lương không cần thiết.
Cân bằng giữa định biên nhân sự với mục tiêu, kế hoạch phát triển cũng như với nguồn nhân sự hiện có là bài toán đặt ra không chỉ với phòng nhân sự mà còn với lãnh đạo và toàn tổ chức. Bởi, định biên nhân sự không chỉ ảnh hưởng tới một phòng ban, nhân sự cụ thể mà còn có tác động trên diện rộng tới vận hành doanh nghiệp, tới kế hoạch, chiến lược phát triển doanh nghiệp.
Hy vọng những chia sẻ của Hiểu đúng làm đúng về định biên nhân sự là gì hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Để đọc thêm các bài viết về quản trị nhân sự, phát triển đội ngũ, thu hút nhân tài… bạn có thể tìm đọc thêm các bài viết trên website: https://hieudunglamdung.com/
