Quản trị là hoạt động không hề xa lạ tại mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Thực tế, để vận hành một doanh nghiệp, một tổ chức thống nhất, hiệu quả không thể thiếu vắng vai trò của quản trị. Vận hành doanh nghiệp mà thiếu đi quản trị sẽ khó lòng tối ưu hóa nguồn lực và giúp tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Bạn hãy cùng Hiểu đúng làm đúng tìm hiểu quản trị học là gì qua bài viết sau.
Khái niệm quản trị học
James Stoner và Stephen Robbins đưa ra định nghĩ về quản trị là “tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức, đồng thời sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
Tương ứng với tinh thần quản trị như trên, quản trị học là ngành học cung cấp kiến thức giúp bạn có thể quản trị tổ chức, có thể sắp xếp, đảm bảo cân bằng được giữa nguồn lực, mục tiêu tổ chức hướng tới. Nghiên cứu về quản trị học, bạn sẽ biết cách lập kế hoạch, biết cách tổ chức cũng như kiểm soát các nguồn lực hiện có cũng như tiềm năng để giúp tổ chức đạt được mục tiêu.
Xem thêm: Phương pháp quản trị theo mục tiêu và kết quả chính OKR
Các lĩnh vực trong quản trị học
Quản trị học có thể chia ra thành 7 lĩnh vực quản trị như sau:
- Lĩnh vực vật tư
- Thống kê, phát hiện, dự báo nhu cầu về vật tư
- Tính toán, kiểm soát vật tư tồn kho
- Lưu trữ, thống kê tình trạng nhập – xuất kho
- Tiến hành bảo quản và cấp phát vật tư
- Lĩnh vực sản xuất
- Thiết lập chương trình, kế hoạch sản xuất
- Kiểm soát quá trình sản xuất
- Quản lý chất lượng sản phẩm đầu ra
- Lĩnh vực marketing
- Theo dõi, cập nhật thông tin, tình hình thị trường, ngành hàng
- Thiết lập, thực hiện chính sách tiếp thị
- Tổ chức các hoạt động quảng bá, tiếp thị
- Lĩnh vực nhân sự
- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, điều chuyển, sa thải nhân sự theo quy định và thực tế nhu cầu công ty
- Xây dựng, thực hiện các chính sách lương thưởng, phúc lợi
- Xây dựng, thực hiện các chính sách phát triển, thu hút nhân tài
- Lĩnh vực tài chính và kế toán
- Tài chính: Quản lý, kiểm soát nguồn vốn, dòng tiền trong lưu thông, thanh toán, quan hệ tín dụng cũng như sử dụng vốn
- Kế toán: Quản lý, kiểm soát chi phí vận hành, sản xuất, kinh doanh; kiểm soát tình trạng thua lỗ hay lợi nhuận; thống kê kết quả, xây dựng bảng cân đối chi phí cũng như kiểm soát các chi phí thuế, bảo hiểm…
- Lĩnh vực tổ chức và thông tin
- Thiết lập cơ cấu tổ chức công ty để đảm bảo tối ưu trong vận hành, đảm bảo đạt được mục tiêu, kế hoạch công việc
- Quản trị, kiểm soát việc công bố thông tin trong nội bộ và bên ngoài
- Lĩnh vực hành chính pháp chế
- Đảm bảo vận hành tổ chức với các nghiệp vụ hành chính, hỗ trợ các phòng ban
- Kiểm soát, quản trị rủi ro về pháp lý trong vận hành tổ chức
Quản trị viên
Quản trị viên hay nhà quản trị là chủ thể thực hiện hoạt động quản trị và có vai trò quan trọng trong thực tế áp dụng quản trị vào thực tế doanh nghiệp, tổ chức.
Khái niệm về quản trị viên (nhà quản trị)
Quản trị viên hay nhà quản trị là những người thực hiện nhiệm vụ quản trị trong phạm vi được phụ trách. Họ có trách nhiệm trong việc thiết lập kế hoạch, tổ chức vận hành, lãnh đạo hoạt động và tham gia vào kiểm tra, giám sát các yếu tố của tổ chức như: nhân sự; cơ sở vật chất; tài chính; thông tin báo cáo tổng hợp… Sự tham gia của nhà quản trị trong các hoạt động này nhằm giúp tổ chức có thể phát triển theo một lộ trình tối ưu và hướng tới những mục tiêu đã đề ra.
Thực tế vận hành doanh nghiệp, quản trị viên có thể đảm nhận, giữ các chức vụ rất đa dạng như tổng giám đốc; trưởng phòng hoặc cũng có thể là tổ trưởng; quản đốc; trưởng ca, kíp…
Khác nhau giữa quản lý và quản trị
Khái niệm quản trị và quản lý thường bị nhầm lẫn đồng nhất với nhau. Thực tế, hai khái niệm này có sự khác nhau. Nếu quản lý liên quan đến việc thiết lập các mục tiêu và phối hợp hành động để đạt được mục tiêu thì quản trị liên quan, bao hàm việc lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực để đạt được mục tiêu tổ chức đề ra.
Giữa quản lý và quản trị còn có nhiều điểm khác biệt như sau:
| Tiêu chí so sánh | Quản lý | Quản trị |
| Đối tượng quan tâm | Mục tiêu tổ chức cần đạt được (công việc) | Sự cân bằng giữa nguồn lực và mục tiêu tổ chức đề ra (con người) |
| Phương thức hành động | Tuân thủ chiến thuật, các phương án hành động | Xây dựng chiến lược ngắn, trung, dài hạn |
| Phạm vi | Trong khuôn khổ những điều được cho phép, quy định, quy trình công ty | Có thể vượt qua các khuôn khổ thông thường để đạt được mục tiêu tổ chức đề ra |
| Bản chất | Thực thi, tuân thủ | Hoạch định mục tiêu, nguồn lực và đưa ra quyết định |
| Trả lời câu hỏi | Ai? Như thế nào? | Cái gì? Bao giờ? |
| Vị trí trong tổ chức | Thường là quản lý cấp trung: trưởng phòng ban, bộ phận; trưởng nhóm; trưởng ca, kíp… | Thường là lãnh đạo cấp cao nhất của tổ chức |
Cấp bậc của nhà quản trị
Xem xét về cấp bậc, nhà quản trị có thể chia thành 3 nhóm như sau:
| Nhóm nhà quản trị | Vị trí, chức danh | Vai trò |
| Quản trị cấp cao | Chủ tịch hội đồng quản trị; Ủy viên hội đồng quản trị; Tổng giám đốc |
|
| Quản trị cấp trung | Giám đốc; Trưởng phòng; Trưởng bộ phận… |
|
| Quản trị cấp cơ sở | Trưởng nhóm; Tổ trưởng; Trưởng ca kíp… |
|
Kỹ năng cần thiết của nhà quản trị
Lý thuyết kỹ năng lãnh đạo nổi lên như một lý thuyết nổi bật vào năm 1955 khi Robert Katz xuất bản bài báo “Kỹ năng của một nhà quản trị hiệu quả ” trên tạp chí “Harvard Business Review”. Nghiên cứu này dựa trên những quan sát trực tiếp của chính Katz về các giám đốc điều hành tại nơi làm việc và nghiên cứu thực địa về quản trị.
Ông gợi ý trong bài báo rằng quản lý hoặc lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào ba kỹ năng cá nhân cơ bản: kỹ thuật, khái niệm và con người. Ông xác định ba lĩnh vực kỹ năng này là những kỹ năng quan trọng nhất mà các giám đốc điều hành có điểm chung và sử dụng thường xuyên.
Trong tác phẩm “Kỹ năng của một nhà quản trị hiệu quả”, Robert Katz đưa ra nhận định: một nhà quản trị hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản trị có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản trị phát triển được đội ngũ của mình.
Quay trở lại khái niệm về quản trị viên hay nhà quản trị là những người thực hiện nhiệm vụ quản trị trong phạm vi được phụ trách. Họ có trách nhiệm trong việc thiết lập kế hoạch, tổ chức vận hành, lãnh đạo hoạt động và tham gia vào kiểm tra, giám sát các yếu tố của tổ chức như: nhân sự; cơ sở vật chất; tài chính; thông tin báo cáo tổng hợp… Sự tham gia của nhà quản trị trong các hoạt động này nhằm giúp tổ chức có thể phát triển theo một lộ trình tối ưu và hướng tới những mục tiêu đã đề ra.
Như vậy, tương ứng với vai trò quản trị như trên, nhà quản trị cần có những kỹ năng cụ thể, đa dạng như sau:
Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực
Một nghiên cứu toàn cầu bao gồm 9.800 nhân viên toàn thời gian từ 19 đến 68 tuổi từ tám quốc gia cho thấy chỉ có 46% người lao động tin tưởng lãnh đạo của họ.
Thực tế quản trị doanh nghiệp cũng cho thấy, thường có một khoảng cách rõ ràng giữa quản lý và nhân viên. Theo thống kê về lòng trung thành của nhân viên trên Harvard Business Review, 39% nhân viên được khảo sát nói rằng họ có “một số sự tin tưởng”, trong khi 15% cho biết “rất ít” hoặc “hoàn toàn không tin tưởng” với quản lý của họ.
Nhân lực vốn là tài sản quý giá của mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Cách thức, kỹ năng quản lý nguồn nhân lực của nhà quản trị có ảnh hưởng trực tiếp tới việc doanh nghiệp có thể sử dụng nhân lực như thế nào. Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực tốt, phù hợp thì hiệu quả sử dụng nhân lực, kiến tạo, duy trì lòng tin trong đội ngũ sẽ được cải thiện tích cực và ngược lại.
Kỹ năng tư duy chiến lược
Nhà quản trị, nhất là quản trị cấp cao rất cần có kỹ năng tư duy chiến lược. Bởi, chỉ khi có kỹ năng tư duy chiến lược hiệu quả thì nhà quản trị mới có thể hoạch định được kế hoạch, mục tiêu chiến lược tổ chức cần hướng tới.
Kỹ năng tư duy chiến lược đòi hỏi nhà quản trị xem xét được bao quát tương quan giữa nguồn lực tổ chức với xu hướng vận động của thị trường, nhu cầu của khách hàng. Từ đó, nhà quản trị mới có thể hoạch định được chiến lược phát triển tương ứng, kịp thời giúp doanh nghiệp có thể phát huy được thế mạnh, nắm bắt được cơ hội cũng như hạn chế các điểm yếu và ngăn chặn, giảm thiểu rủi ro với tổ chức.
Kỹ năng ra quyết định
Thông qua xem xét những yếu tố khách quan, chủ quan có thể tác động đến một vấn đề, nhà quản trị đưa ra quyết định tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích của tổ chức. Muốn như vậy, nhà quản trị phải có kỹ năng ra quyết định. Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản trị có được óc suy luận, phán đoán, nắm bắt được xu hướng vận động, các quy luật của thị trường, khách hàng để đưa ra được quyết định chính xác, kịp thời.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ cần thiết với cả 3 cấp độ nhà quản trị, tuy nhiên tập trung và đặc biệt cần thiết với quản trị cấp trung và cấp cơ sở. Bởi, quản trị cấp trung và cấp cơ sở là những người trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện kế hoạch công việc, hướng tới mục tiêu đề ra. Trong quá trình thực thi, vận hành này sẽ có thể phát sinh những vấn đề, vướng mắc và cần nhà quản trị có được kỹ năng giải quyết vấn đề để xử lý nhanh chóng, kịp thời, phù hợp.
Kỹ năng tổ chức và ủy quyền
Tổ chức vận hành, thực thi kế hoạch cũng như ủy quyền công việc hợp lý không chỉ giúp nhà quản trị giảm tải được áp lực công việc mà còn là cơ hội để các thành viên trong team có thể phát triển trong công việc. Nhà quản trị có kỹ năng tổ chức, ủy quyền sẽ giúp cho tổ chức vận hành trơn tru, hạnh phúc hơn trên tinh thần: giao việc đúng người – xếp người làm đúng việc.
Trí tuệ cảm xúc
Phát triển trí tuệ cảm xúc đòi hỏi nhà quản trị phải có sự tự nhận thức về bản thân, có sự tự chủ, động lực, truyền cảm hứng, sự đồng cảm và các kỹ năng xã hội, giao tiếp cần thiết để kết nối với các thành viên trong đội ngũ của mình.
Trí tuệ cảm xúc EQ trong nhiều trường hợp còn quan trọng hơn cả sự lý trí hay những quy định cần tuân thủ. Chẳng hạn như nhân viên của bạn có con nhỏ bị ốm cần chăm sóc nhưng vẫn cần thực hiện một đầu việc gấp. Như vậy, bạn hoàn toàn có thể vẫn cho nhân viên nghỉ phép chăm con nhưng đề nghị nhân viên có phương án ủy quyền, nhờ hỗ trợ công việc hợp lý. Hoặc nhân viên có thể sắp xếp làm việc tại nhà thì được tính công làm việc work from home.
Những cách giải quyết như trên có thể vượt ra ngoài những khuôn khổ quy định cụ thể nhưng nếu nhà quản trị xử lý công việc với trí tuệ cảm xúc như vậy, họ đang góp phần giúp tổ chức của mình trở nên linh hoạt, trở thành nơi làm việc tốt hơn, thậm chí lý tưởng hơn với nhân viên.
Mô hình quản trị phổ biến
Quản trị học là ngành nghiên cứu có lịch sử phát triển với nhiều học thuyết, với đa dạng các mô hình quản trị khác nhau. Các mô hình quản trị phổ biến có thể kể đến như:
1. Mô hình quản trị của Carver Board
Mô hình quản trị Carver Board được John Carver – một trong những chuyên gia hàng đầu về xây dựng mô hình hội đồng quản trị phát triển. Cơ sở của mô hình quản trị Carver Board cũng chính là mô hình hội đồng quản trị. Qua thực tế áp dụng cho thấy mô hình này hoạt động tốt ở các tập đoàn và tổ chức phi lợi nhuận.
Mô hình này bao gồm một hội đồng quản trị và một giám đốc điều hành làm việc chặt chẽ để truyền đạt các hoạt động, sự kiện và cập nhật về tiến trình phát triển của tổ chức. Trong mô hình có rất ít các ủy ban thường trực mà sẽ để hội đồng quản trị và giám đốc điều hành chịu trách nhiệm về phần lớn các hoạt động vận hành của tổ chức.
Có điều này là vì mô hình quản trị Carver Board hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức thông qua việc tập trung quyền vào tay của giám đốc điều hành (CEO). CEO được tin tưởng trao quyền, nhận trách nhiệm và có thể sử dụng nguồn lực, phương tiện của tổ chức để đạt được mục tiêu.
Dù áp dụng cho mô hình tập đoàn hay tổ chức phi lợi nhuận thì khi áp dụng mô hình quản trị Carver Board, hội đồng quản trị đều dành sự tin tưởng cao với CEO trong điều hành trực tiếp tổ chức. Còn hội đồng quản trị thường hoạt động ở phía sau “hậu trường” và đặt trọng tâm vào những chiến lược phát triển hơn.
Còn với các tổ chức phi lợi nhuận, họ thường áp dụng một mô hình chính và thêm các mô hình khác bổ trợ để phục vụ đầy đủ nhu cầu của tổ chức. Ví dụ như các tổ chức tôn giáo có các quy tắc hơi khác so với các tổ chức phi lợi nhuận. Một trường tôn giáo có thể áp dụng mô hình quản trị Carver để điều hành các hoạt động cơ bản. Ngoài ra, họ có thể thêm một hội đồng tôn giáo để đảm bảo rằng tổ chức vẫn phù hợp với sứ mệnh và tầm nhìn. Họ cũng có thể thêm một ban cố vấn để đảm bảo tổ chức có tính chuyên môn pháp lý và tài chính hoạt động trong khuôn khổ phù hợp. Ngoài ra, họ có thể thêm một ban từ thiện để tập trung vào việc gây quỹ và sử dụng các quỹ đó để phục vụ cộng đồng tốt hơn.
2. Mô hình quản trị truyền thống
Mô hình quản trị truyền thống có tính khuôn mẫu cao với một hội đồng quản trị có tiếng nói thống nhất, quyết định trong mọi vấn đề của tổ chức. Hội đồng sẽ đề ra các quy trình, chính sách, quy định cho toàn tổ chức áp dụng.
Đây là mô hình quản trị lâu đời và có nhiều điểm hạn chế so với các tiêu chuẩn hay nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Chẳng hạn như tính thống nhất, quyết định mọi vấn đề của mô hình quản trị truyền thống tuy có thể đem lại sự đồng nhất trong toàn tổ chức nhưng cũng có thể chính là sự đơn điệu, thiếu sáng tạo hay sự đột phá khác biệt.
Bạn sẽ thật khó có thể tìm ra được những giải pháp, chiến lược đầy sáng tạo, táo bạo, kiến tạo được đội ngũ chủ động với công việc nếu chỉ quan tâm đến sự thống nhất, ra quyết định trong mọi vấn đề của hội đồng quản trị. Những tiếng nói khác biệt, những cách làm vượt khỏi khuôn khổ trong nhiều thời điểm có thể tạo nên bước đột phá cho tổ chức.
3. Mô hình Ban quản trị Cortex
Mô hình Ban quản trị Cortex được thiết kế để tập trung vào giá trị mà tổ chức có thể mang lại cho cộng đồng. Nhiệm vụ chính của hội đồng quản trị theo mô hình này là làm rõ và thiết lập các kết quả để giúp tổ chức đạt được thành công. Nhiệm vụ của họ bao gồm xác định các tiêu chuẩn và kỳ vọng về hiệu suất để đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
4. Mô hình quản trị hội đồng đồng thuận
Mô hình quản trị hội đồng đồng thuận còn được gọi là mô hình quy trình. Đây là một dạng của mô hình hợp tác mà các tổ chức phi lợi nhuận thường sử dụng.
Áp dụng mô hình quản trị hội đồng đồng thuận, các thành viên hội đồng quản trị đều có quyền bầu cử, trách nhiệm và nghĩa vụ ngang nhau. Mô hình quản trị hội đồng đồng thuận hoạt động tốt nhất với mô hình các công ty nhỏ không có cổ đông lớn.
5. Mô hình quản trị của hội đồng năng lực
Mô hình quản trị của hội đồng năng lực phù hợp với các doanh nghiệp khởi nghiệp vì thông thường hội đồng quản trị còn có hạn chế về chuyên môn, kiến thức quản trị. Trọng tâm chính của hội đồng quản trị là giúp phát triển kiến thức và kỹ năng của các thành viên hội đồng quản trị. Mô hình này nhấn mạnh vào việc phát triển giao tiếp, lòng tin và các mối quan hệ để tạo tiền đề cho hiệu quả hoạt động tốt của hội đồng quản trị.
*
Quản trị học không phải một ngành khoa học thuần lý thuyết mà có tính thực tiễn, ứng dụng rất cao. Những hiểu biết về quản trị, về vai trò, kỹ năng của nhà quản trị hay những mô hình quản trị phổ biến là kiến thức hữu ích nhà quản trị cần nắm bắt được. Hy vọng những chia sẻ của Hiểu đúng làm đúng về quản trị học hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Để đọc thêm các bài viết về chủ đề quản trị doanh nghiệp, phát triển đội ngũ, bạn có thể tìm đọc trên website https://hieudunglamdung.com/
