Môi trường làm việc lý tưởng là môi trường mà ở đó tất cả các thành viên của công ty đều được tạo điều kiện tối đa để đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc tốt nhất và quan trọng hơn, họ cảm thấy hạnh phúc khi làm việc. Kiến tạo và duy trì được môi trường làm việc lý tưởng sẽ giúp doanh nghiệp có thể phát triển không chỉ vượt trội mà còn bền vững, thậm chí trường tồn.
Bạn hãy cùng Hiểu đúng làm đúng tìm hiểu về môi trường làm việc qua bài viết sau.
3 yếu tố chính tạo nên môi trường làm việc lý tưởng
Môi trường làm việc lý tưởng không hề mơ hồ, khó nắm bắt mà ngược lại rất cụ thể với 3 yếu tố chính cấu thành nên. Đó là văn hóa doanh nghiệp; chính sách phúc lợi và không gian vật chất.
1. Văn hoá doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, là nền móng kiến tạo nên môi trường làm việc lý tưởng. Văn hóa doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp tổ chức vận hành đồng nhất, tự động hóa với đội ngũ chung một niềm tin, quan điểm sống, tính cách và có sự gắn kết công việc cao.
Một nghiên cứu Gallup cho biết: những công ty có nhân viên có sự gắn bó, hợp tác cao tạo ra lợi nhuận cao hơn 23% và có tỷ lệ năng suất cao hơn 18% so với những công ty không có sự gắn kết. Mức độ hợp tác cao của nhân viên có thể giúp nhân viên làm việc hiệu quả, thông minh với hiệu suất ngày càng được cải thiện.
Văn hóa công ty tiêu cực, khả năng hợp tác kém có khả năng khiến nhân viên nghỉ việc cao hơn. Có đến 38% nhân viên cân nhắc rời bỏ công việc hiện tại khi họ cảm thấy bị bỏ rơi hoặc bị mắc kẹt trong môi trường làm việc không được chào đón. Đồng thời, khoảng 65% nhân viên cho biết văn hóa công ty là yếu tố quan trọng trong việc duy trì công việc của họ.
Vào năm 1980, Edgar Schein, cựu giáo sư tại Trường Quản lý MIT Sloan (Mỹ) đã phát triển và công bố một mô hình văn hóa doanh nghiệp mà sau này được biết tới với tên gọi của chính ông – mô hình văn hóa tổ chức Edgar Schein.
Mô hình văn hóa tổ chức Edgar Schein xem xét văn hóa của một tổ chức với 3 lớp như sau:
- Quan niệm nền tảng, ngầm định là niềm tin, nhận thức mặc định đối với tất cả các thành viên của doanh nghiệp. Đây là lớp văn hóa cốt lõi, trong cùng của mô hình. Đây là yếu tố văn hóa doanh nghiệp có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa vận hành với sự chủ động, niềm tin của mỗi thành viên.
- Các giá trị được đồng thuận, tuyên bố thường được thể hiện qua các hình thức như: giá trị cốt lõi; nội quy tắc chung; các quy định được ban hành; chiến lược, sứ mệnh. Đây là lớp thứ 2 của mô hình văn hóa tổ chức Edgar Schein và có thể giúp tổ chức của bạn thực sự vận hành như một tổ chức đồng nhất, thống nhất.
- Những tạo tác, các hành vi hữu hình trong tổ chức thể hiện văn hóa doanh nghiệp có thể kể đến như: logo; slogan; màu sắc thiết kế; trang phục; bảng biểu; cách viết email; cách giao tiếp, phối hợp, quy trình làm việc… Đây là lớp ngoài cùng của mô hình và thường có thể nhận diện dễ dàng ngay khi bước chân vào doanh nghiệp. Lớp văn hóa ngoài cùng này có thể giúp các thành viên trong tổ chức của bạn thêm sự gắn kết cũng như cải thiện tinh thần làm việc của họ.
Văn hóa doanh nghiệp dù ở lớp cấu thành nào thì cũng có thể đem lại giá trị tích cực trong xây dựng môi trường làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp là gì?
2. Chính sách phúc lợi
Chính sách phúc lợi bao hàm các yếu tố như lương thưởng; quy định thưởng phạt; quy trình làm việc hay cơ hội phát triển, thăng tiến… Tuy có thể có nhiều chính sách phúc lợi dưới các hình thức khác nhau nhưng tựu chung lại thì phúc lợi luôn là quyền lợi, ưu đãi mà công ty, tổ chức dành cho nhân viên của mình.
Theo khảo sát của The Future Workplace 2021 HR Sentiment, khoảng 68% nhà quản lý nhân sự cấp cao đồng ý rằng phúc lợi và sức khỏe tinh thần của nhân viên là ưu tiên hàng đầu để thu hút và phát triển nhân tài. Vì vậy, xây dựng cơ chế chính sách phúc lợi hợp lý sẽ là tiền đề quan trọng quản trị nguồn nhân lực hiệu quả.
Chính sách phúc lợi ở các công ty thường thể hiện rất đa dạng. Đó có thể là:
- Mua bảo hiểm gia tăng cho gia đình, người thân
- Phụ cấp chức vụ
- Thưởng thâm niên
- Thậm chí là chính sách tặng, cho phép mua cổ phần công ty…
Khi nguồn lực tài chính công ty dồi dào và nhu cầu phát triển, giữ chân nhân tài ở mức cao thì chính sách phúc lợi sẽ được mở rộng, đa dạng. Ngược lại, khi công ty phải đối diện với những tình huống khó khăn về dòng tiền, tài chính thì cắt giảm, tạm dừng phúc lợi không quá cần là phương án nhà quản trị phải tính đến.
Trong tương quan xây dựng với môi trường làm việc lý tưởng, chính sách phúc lợi là một trong những yếu tố cốt lõi, quan trọng vì phúc lợi ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nhân viên nhận được hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
Một gợi ý về chính sách phúc lợi dành cho nhân viên là cách làm của Google – một trong những công ty hàng đầu thế giới. Tại Google, khảo sát cho thấy có đến 73% nhân viên cảm nhận được giá trị công việc hàng ngày vào sứ mệnh chung của công ty là tổ chức thông tin toàn thế giới. Google để đạt được kết quả này đã áp dụng nhiều chính sách phúc lợi để xây dựng môi trường làm việc lý tưởng như:
- Cho phép nhân viên làm việc theo khung giờ linh hoạt
- Có vị trí nhân sự chuyên trách quan tâm đến sự hạnh phúc trong tổ chức
- Áp dụng đa dạng các phúc lợi như bữa ăn miễn phí, khám bệnh, trợ cấp đi lại…
- Thậm chí, cho phép nhân viên mang thú nuôi đến công ty để tạo cảm giác thoải mái, vui vẻ
Xem thêm: Giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả
3. Không gian vật chất
Không gian vật chất là môi trường làm việc nhân viên làm việc hàng ngày. Đó còn là trang thiết bị làm việc, cơ sở vật chất nhân viên sử dụng. Bạn sẽ khó có thể xây dựng môi trường làm việc lý tưởng nếu không gian vật chất của công ty quá kém, không đạt chuẩn. Chẳng hạn như nhân viên không đủ ánh sáng làm việc; không gian ngột ngạt, bí bách, chật chội… đều là những yếu tố về không gian vật chất có thể ảnh hưởng tới hiệu quả, hiện suất công việc của nhân viên.
Nghiên cứu của Northwestern Medicine và Đại học Illinois tại Urbana-Champaign cho biết: Những nhân viên ngồi gần cửa sổ tại văn phòng được tiếp xúc với ánh sáng tự nhiên nhiều hơn 173% trong giờ làm việc và ngủ thêm trung bình 46 phút mỗi đêm. Những nhân viên này cũng có xu hướng hoạt động thể chất nhiều hơn so với các nhân viên làm việc tại văn phòng không có cửa sổ.
Như vậy, cơ sở vật chất văn phòng công ty bạn tạo điều kiện lấy thêm nhiều ánh sáng tự nhiên hơn sẽ giúp nhân viên cải thiện được sức khỏe thể chất cũng như hiệu quả, hiệu suất làm việc.
Một ví dụ về xây dựng không gian vật chất, điều kiện làm việc tốt là Vinamilk – một trong những doanh nghiệp thường xuyên được vinh danh là nơi làm việc tốt nhất Việt Nam. Tại Vinamilk, tòa nhà văn phòng được thiết kế cả hồ bơi, sân vườn, phòng gym, Yoga… Với cơ sở vật chất tốt, Vinamilk giúp nhân viên của mình có thể làm việc thoải mái, hiệu quả, hiệu suất hơn mỗi ngày.
Lợi ích khi có một môi trường làm việc lý tưởng
Khi xây dựng và duy trì được môi trường làm việc lý tưởng, doanh nghiệp, tổ chức và cho đến từng nhân viên của bạn có thể nhận được những lợi ích cụ thể, thiết thực như: tăng hiệu quả công việc; tuyển dụng và giữ chân nhân tài; tăng sự gắn kết trong tổ chức.
Tăng hiệu quả công việc
Hiệu quả công việc thể hiện khả năng hoàn thành công việc, đạt được mục tiêu của mỗi nhân viên. Giá trị công việc nhân viên đạt được càng cao thì có nghĩa là hiện quả công việc càng cao và ngược lại.
Hiểu về hiệu quả công việc như vậy, bạn có thể nhận thấy môi trường làm việc lý tưởng hoàn toàn có thể góp phần giúp cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.
Chẳng hạn như:
- Môi trường văn hóa doanh nghiệp tích cực, gắn kết, có sự phối hợp giữa nhân viên và các phòng ban hiệu quả
- Chính sách phúc lợi hợp lý, đảm bảo sự khuyến khích và công bằng với nhân viên
- Không gian cơ sở vật chất, điều kiện làm việc tối ưu giúp gia tăng trải nghiệm làm việc thoải mái cho nhân viên…
Đây đều là những yếu tố của môi trường làm việc lý tưởng có thể tác động tích cực giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
Tuyển dụng và giữ chân nhân sự
Quan hệ giữa nhân viên và tổ chức về bản chất là quan hệ hợp tác. Sự hợp tác đó có thể dài hay ngắn, sâu sắc hay hời hợt tùy thuộc vào khả năng tuyển dụng đúng người phù hợp và chính sách giữ chân nhân sự của bạn.
Rõ ràng, với một môi trường làm việc lý tưởng, doanh nghiệp của bạn có thể thêm lợi thế trong tuyển dụng cũng như giữ chân nhân tài của mình. Nhân viên càng tài năng thì càng có nhiều cơ hội công việc rộng mở khác nhau và do đó khi bạn tuyển dụng thành công nhân viên thì cũng cần tạo điều kiện để họ có thể làm việc hiệu quả và hạnh phúc.
Nghiên cứu của The Future Workplace and Beyond.com chỉ ra rằng, 83% lãnh đạo quản trị nhân sự nhận định, sự trải nghiệm nhân viên hoặc quan trọng, hoặc rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. HRM các công ty đang đầu tư nhiều hơn trong việc đào tạo (56%), cải thiện không gian làm việc (51%) và trao nhiều phần thưởng tạo động lực, khuyến khích nhân viên hơn (47%).
Động lực lớn giúp các công ty tập trung phát triển những trải nghiệm hấp dẫn, xây dựng môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên đến từ “cuộc chiến” thu hút nhân tài đang ngày càng quyết liệt. Theo Mercer, có đến 90% chủ doanh nghiệp cảm nhận mức độ cạnh tranh hơn trong công việc tìm người tài. Vì vậy, việc tạo ra trải nghiệm làm việc tích cực giúp công ty ghi dấu ấn mạnh mẽ đối với các nhân viên hiện tại và cả tiềm năng.
Tăng sự gắn kết trong tổ chức
Những xung đột trong tổ chức thường nảy sinh từ sự bất ổn, thiếu quản trị đúng và cả từ sự thiếu vắng một môi trường làm việc lý tưởng. Khi có môi trường làm việc tốt, phù hợp để phát triển lâu dài thì đội ngũ nhân viên cũng sẽ có xu hướng gắn kết với nhau hơn.
Sự gắn kết trong đội ngũ không tự nhiên hình thành mà cần được tạo điều kiện từ tổ chức. Chẳng hạn như bạn có thể:
- Tổ chức các buổi teambuilding gắn kết nhân viên theo quý. Bạn cũng có thể thiết kế văn phòng với sự bổ sung các slogan, lời dẫn truyền cảm hứng, sự gắn kết để kết nối tinh thần và hành động của nhân viên.
- Truyền thông rõ ràng trong tổ chức về những giá trị cốt lõi nhân viên cần cùng hướng tới. Truyền thông nội bộ rất quan trọng để đội ngũ nhân viên thực sự hiểu tổ chức kỳ vọng gì ở họ. Khi tất cả thành viên cùng hướng tới giá trị cốt lõi chung của tổ chức thì tương với đó, họ sẽ có sự gắn kết trong hành động, thậm chí là trong cả suy nghĩ.
- Xây dựng, duy trì niềm tin của nhân viên hướng đến tinh thần chung của tổ chức. Ví dụ tinh thần chung cốt lõi của công ty bạn là hoạt động như một đội bóng đoàn kết, tập trung để ghi những bàn thắng, mục tiêu chung. Như vậy, bạn có thể thông qua các phương pháp quản trị như MBO, OKR để gắn kết mục tiêu của các phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên.
- Quan tâm đúng, đủ, kịp thời nhân viên với các chính sách phúc lợi tương xứng, có giá trị khuyến khích, tạo động lực, truyền cảm hứng. Bạn thậm chí có thể tặng hoặc cho phép nhân viên có thâm niên làm việc được mua một phần cổ phần công ty. Sự gắn kết về lợi ích, quyền lợi trực tiếp là rất lớn và bạn không nên bỏ qua yếu tố phúc lợi này.
- Quan tâm đúng, đủ, kịp thời đến vậy xây dựng môi trường vật chất đáp ứng tối ưu điều kiện làm việc cho nhân viên. Ví dụ như bạn có thể yêu cầu phòng IT kết hợp phòng nhân sự rà soát tình trạng máy móc, thiết bị của công ty để lên phương án nâng cấp, thay, mua mới hoặc thanh lý thiết bị
OKR – phương pháp quản trị kiến tạo môi trường làm việc lý tưởng
OKR là phương pháp quản trị mục tiêu đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các công ty hàng đầu trên thế giới như: Intel; Google; Amazon; LinkedIn… OKR không chỉ đem tới hiệu quả trong quản trị mục tiêu, cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc mà còn góp phần giúp kiến tạo môi trường làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp.
Theo John Doerr, tác giả cuốn sách Measure What Matters và là người có công lớn trong việc truyền bá, lan tỏa OKR trên toàn thế giới thì: OKR là mục tiêu và kết quả chính. “Đây là công cụ hợp tác thiết lập mục tiêu được sử dụng bởi các nhóm và cá nhân để đặt ra các mục tiêu đầy thách thức, đầy tham vọng với kết quả có thể đo lường được. OKR là cách bạn theo dõi tiến độ, tạo sự liên kết và khuyến khích sự tương tác xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được”.
John Doerr đưa ra một công thức về OKR như sau:
- I will (Objective) as measured by (Key Results)
- Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính)
OKR hoàn toàn có thể giúp bạn kiến tạo, duy trì một môi trường làm việc lý tưởng nhờ các ưu điểm phương pháp quả trị này đem lại.
| Lợi ích của OKR | Tác động kiến tạo, duy trì môi trường làm việc lý tưởng |
| Tập trung và cam kết với các ưu tiên hàng đầu. Thực hiện OKR, đội ngũ của bạn sẽ chỉ tập trung từ 3 đến tối đa 5 mục tiêu quan trọng, cần thực hiện. Do đó, team sẽ có được sự tập trung và cam kết cao hơn trong công việc. |
|
| Kết nối, sắp xếp công việc của tất cả phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên có sự liên kết và cùng hướng tới mục tiêu chung toàn công ty |
|
| Theo dõi tạo tinh thần trách nhiệm với chu kỳ hàng tuần giúp nhà quản trị đảm bảo tổ chức không gặp phải rủi ro cuối chu kỳ, rủi ro bất chợt hay rủi ro chệch hướng |
|
| Mở rộng quy mô để bứt phá với OKR theo dạng mở rộng. OKR có 2 dạng là OKR cam kết và OKR mở rộng. Trong đó, OKR cam kết cần đảm bảo thực hiện đạt kết quả 100% còn OKR mở rộng hướng đến những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách và do đó chỉ cần đạt được 70% đã được xem là thành công. |
|
Xem thêm: OKR là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKR trước khi áp dụng
*
Xây dựng, duy trì môi trường làm việc lý tưởng sẽ không có một khuôn mẫu hay quy chuẩn chung đồng nhất nào cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp cùng thực hiện theo. Bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng với những nhu cầu riêng có của mình. Từ đó, cách thức tư duy, tiếp cận hay phương hướng hành động trong xây dựng, duy trì môi trường làm việc lý tưởng sẽ có sự khác nhau.
Doanh nghiệp đề cao tính linh hoạt và kết quả thì môi trường làm việc lý tưởng có thể là môi trường làm việc hybrid, cho phép nhân viên làm việc thậm chí ngay tại nhà kết hợp tại văn phòng. Doanh nghiệp đề cao sự kỷ luật thì môi trường làm việc lý tưởng có thể lại là môi trường khuyến khích nhân viên tuân thủ đúng kỷ luật, nội quy công ty.
Tuy môi trường làm việc lý tưởng có thể khác nhau giữa các doanh nghiệp nhưng bài toán cốt lõi mọi doanh nghiệp cần giải là xây dựng môi trường làm việc lý tưởng để làm gì, hướng tới điều gì. Khi tìm được câu trả lời cho vấn đề trên, doanh nghiệp của bạn sẽ có cách tiếp cận đúng hướng để kiến tạo, duy trì môi trường làm việc lý tưởng.
Hy vọng những chia sẻ của Hiểu đúng làm đúng về môi trường làm việc lý tưởng hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm đọc thêm những bài viết về quản trị doanh nghiệp, phát triển đội ngũ trên website: https://hieudunglamdung.com/
