Quản trị một doanh nghiệp, tổ chức không phải một công việc mơ hồ, khó định lượng cụ thể mà hoàn toàn có thể quy về các chức năng cơ bản: lập kế hoạch; tổ chức; chỉ huy; phối hợp; kiểm soát. Bạn hãy cùng https://hieudunglamdung.com/ tìm hiểu về 5 chức năng cơ bản trong quản trị qua bài viết sau.
Khái niệm về quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp về mặt khái niệm là hoạt động gắn với 2 điểm cốt lõi: (1)- áp dụng và (2)- tối ưu hóa các thông lệ, quy tắc quản trị phù hợp, tốt nhất vào tổ chức, doanh nghiệp. Quá trình áp dụng, tối ưu hóa này cần đảm bảo tuân thủ:
- Quy định pháp luật
- Tiêu chuẩn đạo đức
- Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
Thực tế vận hành, quản trị doanh nghiệp nhằm hướng tới đưa hoạt động doanh nghiệp vào sự kiểm soát, khuôn khổ cần thiết, phù hợp nhằm giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu, kế hoạch, tầm nhìn đã đặt ra. Thực hiện quản trị doanh nghiệp có thể đem lại hiệu quả trên là nhờ quản trị doanh nghiệp giúp bạn thiết lập bộ quy tắc, quy định, chính sách, các nghị quyết của công ty để kiểm soát, định hướng hành vi của mọi thành viên trong tổ chức.
Quản trị doanh nghiệp rất cụ thể chứ không hề mơ hồ. Bạn có nhận thấy hoạt động quản trị doanh nghiệp ở bất kỳ phòng ban, bộ phận nào trong công ty mình. Ví dụ như:
- Phòng tuyển dụng bắt buộc cần nhận CV ứng tuyển về email tuyển dụng chung của công ty. Nhân viên phòng tuyển dụng không được phép báo ứng viên chuyển về mail cá nhân để tránh việc phân tán, mất dữ liệu CV ứng tuyển.
- Phòng mua sắm tập trung bắt buộc cần lên các hạng mục mua sắm với ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp khác nhau.
- Phòng sản phẩm bắt buộc cần ký và thực hiện cam kết bảo mật khi tham gia phát triển dự án sản phẩm mới.
Xem thêm: Những điều bạn cần biết về quản trị doanh nghiệp
5 chức năng cơ bản trong quản trị
Trong cuốn sách “Administration Industrielle et Generale”, tác giả Henri Fayol – một trong những nhà nghiên cứu đầu tiên về quản lý học đã chỉ ra 5 chức năng cơ bản của quản lý gồm:
- Lập kế hoạch
- Tổ chức
- Chỉ huy
- Phối hợp
- Kiểm soát
Henri Fayol nhận định những chức năng này là phổ biến và mọi nhà quản lý đều thực hiện trong công việc quản trị tổ chức, đội nhóm hàng ngày.
Lập kế hoạch
Mọi mục tiêu của tổ chức, đội nhóm sẽ rất khó có thể đạt được nếu không có một kế hoạch hành động cụ thể kèm theo. Nhà quản trị sẽ cần lập kế hoạch để hướng tới mục tiêu cho tổ chức, đội nhóm của mình.
Fayol tin rằng lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ khó khăn và quan trọng nhất đối với nhà quản trị. Tuy nhiên, lập kế hoạch không phải là câu chuyện chỉ liên quan đến quản lý mà cần có sự tham gia tích cực của toàn tổ chức.
Hoạt động lập kế hoạch trong quản trị doanh nghiệp cần lưu ý một số chi tiết:
- Kế hoạch cần gắn với, hướng tới và giúp tổ chức đạt được các mục tiêu thực sự quan trọng, chiến lược, cốt lõi
- Quan tâm đến các tình huống rủi ro, vướng mắc khi thực hiện kế hoạch
- Tận dụng được tối đa nguồn lực của tổ chức
- Tận dụng được các cơ hội phát triển ở hiện tại và tương lai
- Lập kế hoạch cần có tính mục đích và hướng tới kế hoạch, mục tiêu lớn hơn, bức tranh chung toàn cảnh của tổ chức
- Cần đảm bảo tính liên tục trong hành động thực hiện kế hoạch
- Không cứng nhắc khi thực hiện kế hoạch mà cần có tính linh hoạt nhằm ứng phó với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra
- Đảm bảo lên kế hoạch chính xác, sát với thực tế và có tính dự báo. Fayol rất chú trọng đến công tác dự báo. Ông đòi hỏi phải xây dựng các dự báo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm, 5 năm và thậm chí 10 năm. Những dự báo này cần được điều chỉnh kịp thời tùy theo hoàn cảnh.
Để thực hiện chức năng lập kế hoạch trong quản trị hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKR. Với mỗi mục tiêu bạn đề ra sẽ gắn với từ 3 đến tối đa 5 kết quả chính cần đạt được. Việc bạn xác định các kết quả chính cần đạt được cũng chính là một cách lập kế hoạch từng bước hướng tới mục tiêu.
Xem thêm: Thiết lập mục tiêu OKR
Tổ chức
Tổ chức là chức năng cơ bản thứ hai trong quản trị. Fayol rất chú trọng đến cơ cấu tổ chức và cho rằng hình thức của tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào số lượng nhân viên. Khi số lượng nhân sự tăng lên, các chức năng công việc khác nhau được thực hiện trong công ty cũng tăng theo và do đó, nhu cầu kiểm soát, tổ chức công việc cũng gia tăng tương ứng.
Fayol đề xuất một mô hình tổ chức theo dạng kim tự tháp hay hệ thống phân cấp trong tổ chức. Ông cho rằng: Mỗi nhóm mới gồm mười, hai mươi, ba mươi công nhân cần có một quản đốc để lãnh đạo. Nếu những quản đốc này có hai, ba hoặc bốn người, thì cần một trong số họ có cấp bậc cao hơn. Hai hoặc ba người có cấp bậc cao hơn cần một người đứng đầu, phụ trách toàn bộ phận. Kim tự tháp tổ chức nên được xây dựng tương tự cho đến khi nó bao trùm toàn bộ tổ chức đến mức cao nhất. Ngoài ra, mỗi người quản lý mới không nên có nhiều hơn 4-5 cấp dưới.
Theo lý thuyết 5 chức năng cơ bản trong quản trị, các nhà quản lý phải tổ chức lực lượng lao động một cách hiệu quả, cấu trúc và sắp xếp các hoạt động của tổ chức một cách hợp lý. Các nhà quản lý cũng phải đào tạo và tuyển dụng đúng người cho công việc, đồng thời luôn đảm bảo lực lượng lao động có đủ kỹ năng và trình độ học vấn.
Thực tế vận hành doanh nghiệp, nhà quản trị thường xuyên sử dụng chức năng tổ chức trong công việc, hoạt động của mình. Bạn sẽ cần tổ chức giao việc đúng người, xếp người làm đúng việc; tổ chức phối hợp các phòng ban, đội nhóm hay tổ chức phân công mục tiêu, công việc… Nhà quản trị hiệu quả đồng thời cũng là nhà tổ chức, thực hiện tổ chức khoa học, góp phần giúp công ty đạt được mục tiêu đã đề ra.
Chỉ huy
Chỉ huy là chức năng thứ ba trong quản lý. Chỉ huy là hoạt động nhằm tập trung, tối ưu hóa nỗ lực của nhân viên vào đúng mục tiêu để đạt được lợi ích cần thiết cho tổ chức.
Thành công trong quản lý phụ thuộc vào sự kết hợp giữa phẩm chất cá nhân và kiến thức về các nguyên tắc quản lý chung. Theo Fayol, người quản lý nên ghi nhớ và tuân theo các quy tắc sau:
- Cố gắng hiểu rõ hơn về cấp dưới của bạn
- Chiến đấu với sự kém cỏi
- Hãy nhận biết tất cả các chi tiết của các hợp đồng được ký kết giữa công ty và nhân viên
- Đưa ra một ví dụ cá nhân tốt
- Tiến hành kiểm tra định kỳ trong tổ chức
- Tổ chức các cuộc họp với các cộng sự hàng đầu để đưa ra định hướng hành động và nhấn mạnh các ưu tiên chính của công ty
- Đừng đi vào chi tiết quá nhỏ
- Cố gắng tạo ra một bầu không khí làm việc tích cực trong nhóm, kích thích sự đoàn kết, năng lượng, sự chủ động và lòng trung thành của nhân viên
Liên quan đến chức năng chỉ huy, Fayol rất coi trọng tầm quan trọng của việc tạo động lực cũng như việc phân quyền cho nhân viên. Fayol tin rằng: Người lãnh đạo có thể kích thích sự chủ động của cấp dưới bằng cách giao quyền cho họ, qua đó tạo cơ hội cho họ phát huy hết tiềm năng và kỹ năng của mình. Điều này có thể dẫn tới cái giá phải trả là nhân viên phạm những sai lầm cá nhân. Tuy nhiên, mức độ nghiêm trọng của chúng sẽ bị hạn chế đáng kể nếu có sự kiểm soát thích hợp
Người quản lý có thể nhanh chóng biến một người có năng lực không thể nói thành lời thành một chuyên gia hạng nhất không phải bằng cách làm tất cả công việc cho anh ta mà chỉ giúp anh ta bằng phương pháp nhắc nhở. Vì mục đích này, người lãnh đạo sẽ phải khiêm tốn hạn chế lòng kiêu hãnh của mình.
Nhà quản lý phải giám sát, chỉ huy cấp dưới trong công việc hàng ngày và truyền cảm hứng cho họ để đạt được các mục tiêu của công ty. Đồng thời, trách nhiệm của các nhà quản lý là truyền đạt các mục tiêu và chính sách của công ty cho cấp dưới. Việc chỉ huy cấp dưới phải luôn phù hợp với chính sách của công ty và quản lý nên đối xử với cấp dưới theo tiêu chuẩn của công ty chứ không phải theo cảm tính, định kiến cá nhân.
Phối hợp
Phối hợp là chức năng thứ tư trong quản trị. Phối hợp nhằm hướng tới đảm bảo sự hài hòa tối ưu giữa các hoạt động khác nhau của tổ chức. Phối hợp tốt tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, hoạt động của tổ chức được diễn ra thuận lợi, trơn tru hơn.
Chức năng này với nhà quản trị giúp cân bằng các khía cạnh khác nhau của công việc trong tổ chức. Ví dụ như phòng sản phẩm có kế hoạch ra mắt sản phẩm vào quý IV. Như vậy, phòng sản phẩm sẽ cần chia sẻ thông tin này và phối hợp với phòng tuyển dụng để tuyển được ít nhất 1 lập trình viên có từ 3 năm kinh nghiệm trở lên trong tháng 4 để đáp ứng kế hoạch công việc.
Để có sự phối hợp tốt, Fayol đưa ra lời khuyên bạn nên tổ chức các cuộc họp hàng ngày. Mục đích của cuộc họp như sau:
- Cuộc họp nên thông báo cho ban lãnh đạo về các công việc quan trọng của công ty
- Thảo luận về các vấn đề hợp tác giữa các bộ phận khác nhau
- Giải quyết các vấn đề cùng quan tâm.
Ông cũng lưu ý: nhân sự tham gia cuộc họp nên quan tâm đến các câu hỏi về việc thực hiện các kế hoạch hiện có.
Thực tế quản trị doanh nghiệp, một công ty thiếu đi sự phối hợp sẽ chỉ là những đội nhóm nhỏ lẻ, phân tán nguồn lực, sự tập trung và không đem lại hiệu quả tối đa cho tổ chức. Công ty của bạn sẽ chỉ thực sự trở thành một tổ chức đồng nhất khi nhà quản trị cũng như các thành viên trong công ty thực hiện phối hợp, có tinh thần phối hợp trong công việc.
Kiểm soát
Kiểm soát là chức năng thứ năm trong quản trị. Kiểm soát là chức năng giúp nhà quản trị đảm bảo nhân viên tuân thủ mọi thứ diễn ra trong tổ chức với các kế hoạch, nguyên tắc và tiêu chuẩn công việc đã được xác định trước.
Ở góc độ này, kiểm soát nhằm phát hiện những sai sót, yếu kém trong công việc để dự phòng, ngăn ngừa những sai sót, yếu kém đó tái diễn trong tương lai. Fayol cho rằng: “Kiểm soát ảnh hưởng đến mọi thứ – sản phẩm, con người và hoạt động”.
Mặt khác, nhà quản lý phải kiểm soát các hoạt động trong thực tế vận hành doanh nghiệp có phù hợp với các chính sách và mục tiêu chung hay không. Người quản lý cũng có trách nhiệm quan sát và báo cáo những sai lệch so với kế hoạch và mục tiêu, đồng thời đưa ra sáng kiến, giải pháp để khắc phục những sai lệch tiềm ẩn.
*
5 chức năng cơ bản trong quản trị theo lý thuyết của Henri Fayol gồm: lập kế hoạch; tổ chức; chỉ huy; phối hợp; kiểm soát. Vấn đề là khi nào bạn cần chỉ huy, cần phối hợp, khi nào cần lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát? Nhà quản trị biết cách sử dụng, phối hợp hiệu quả 5 chức năng trên đúng thời điểm, đúng hướng sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản trị của mình.
Khi thực hiện 5 chức năng quản trị, bạn có thể cân nhắc áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKR. Với OKR, đội ngũ của bạn có thể tập trung hơn trong công việc, nỗ lực đúng hướng, đúng mục tiêu. Đặc biệt, OKR hoàn toàn có thể giúp bạn cải thiện văn hóa, môi trường doanh nghiệp theo hướng minh bạch, công bằng, tích cực, giàu động lực, hướng đến các giá trị cốt lõi phù hợp với doanh nghiệp. Để tìm hiểu thêm các bài viết về OKR, về quản trị doanh nghiệp, phát triển đội ngũ, bạn có thể đọc thêm trên blog của Hiểu đúng, làm đúng.
Xem thêm: OKR là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKR trước khi áp dụng
